Data wystawienia i data otrzymania faktury w KSeF – kluczowe zasady dla księgowych
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) data wystawienia faktury to dzień jej poprawnego przesłania do systemu, a data otrzymania to moment udostępnienia faktury nabywcy w KSeF, co wpływa bezpośrednio na rozliczenia VAT i księgowania.
To rejestracja w systemie, a nie ręcznie wpisane pola na fakturze, wyznacza datę wystawienia i otrzymania – zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT (obowiązuje od 1 lutego 2026 r.).
Podstawowe definicje dat w KSeF
KSeF wprowadza jednolite reguły ustalania dat, aby ułatwić kontrolę i rozliczenia podatkowe.
Faktura ustrukturyzowana nie jest „wystawiona” w dniu jej przygotowania w programie księgowym, lecz dopiero po skutecznym przyjęciu przez system Ministerstwa Finansów.
Data wystawienia faktury
Datą wystawienia e-faktury jest dzień jej poprawnego przesłania do KSeF, co potwierdza Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Na potrzeby VAT i księgowości decyduje chwila akceptacji przez system.
Jak KSeF ustala datę wystawienia w praktyce:
- tryb online – data wystawienia to dzień zainicjowania sesji i rejestracji pliku na bramce KSeF, nawet jeśli numer KSeF zostanie nadany później;
- tryb offline24 (KSeF 2.0) – fakturę sporządza się poza systemem i przesyła do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego; datą wystawienia jest wówczas data z pola P_1, o ile nie jest wcześniejsza niż faktyczne przesłanie;
- przykład – faktura przygotowana 3 sierpnia (P_1 = 03.08), przesłana do KSeF 5 sierpnia: datą wystawienia jest 5 sierpnia.
Naruszenie terminu przesłania w trybie offline24 może skutkować karą pieniężną do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze.
Data otrzymania faktury
Datą otrzymania jest dzień, w którym faktura staje się dostępna dla nabywcy w KSeF – tj. po nadaniu numeru identyfikującego przez system. Nie jest to moment pobrania przez nabywcę, lecz samo udostępnienie w KSeF.
Podstawy prawne i terminy wystawiania faktur
Reguły KSeF wynikają ze zmian w ustawie o VAT i nie modyfikują ogólnych terminów wystawiania dokumentów.
Obowiązkowe terminy
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi – zasada dotyczy również e-faktur w KSeF.
W przypadku zaliczek termin liczy się do 15. dnia miesiąca po ich otrzymaniu (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Ponadto faktura musi zawierać datę wystawienia oraz – gdy różna – datę sprzedaży/usługi (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT).
W KSeF pole P_1 (data wystawienia) ma charakter pomocniczy – prawnie wiążąca jest data wynikająca z rejestracji w systemie. Jeśli P_1 jest wcześniejsza niż przesłanie, dokument traktowany jest jako wystawiony w trybie offline24.
Wpływ na obowiązek podatkowy VAT
Data wystawienia w KSeF może decydować o powstaniu obowiązku podatkowego w szczególnych przypadkach (np. usługi ciągłe), o ile przepisy tak stanowią. Zasadniczo obowiązek VAT powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, a data wystawienia wpływa na ewidencję.
Faktury ujmuje się w księgach z datą wystawienia według KSeF – niezależnie od daty sprzedaży.
Przykład – sprzedaż 28 stycznia 2026 r.; faktura utworzona 5 marca (P_1 = 05.03) i przesłana 8 marca: datą wystawienia dla VAT i ksiąg jest 8 marca (art. 106na ustawy o VAT).
Praktyczne wskazówki dla księgowych
Aby uniknąć błędów i sankcji, wdroż następujące praktyki:
- sprawdzaj UPO – data wystawienia widnieje w potwierdzeniu i stanowi dowód w razie kontroli;
- dostosuj oprogramowanie – system finansowo-księgowy powinien automatycznie pobierać daty z KSeF i ignorować ręczne nadpisywanie;
- tryb masowej wysyłki – w paczkach faktur datą wystawienia dla wszystkich dokumentów jest dzień zainicjowania sesji;
- błędy i odrzuty – gdy plik nie przejdzie walidacji, datą jest dopiero moment skutecznego przyjęcia; opóźnienie może spowodować wystawienie po terminie.
Dla szybkiej orientacji zobacz przykładowe scenariusze i właściwe daty w KSeF:
| Sytuacja | Data wystawienia (KSeF) | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Tryb online, przesłanie 1 lutego | 1 lutego (dzień sesji) | Art. 106na ust. 1 ustawy o VAT |
| Tryb offline24, P_1 = data przesłania | data z P_1 | Art. 106na ust. 1; tryb offline24 |
| P_1 wcześniejsza niż przesłanie | data z P_1 (tryb offline24) | Zasady KSeF 2.0 |
| Otrzymanie przez nabywcę | dzień nadania numeru KSeF | Praktyka KSeF |
Ryzyka i konsekwencje błędów
Nieprawidłowe ustalenie dat w KSeF grozi:
- sankcjami VAT – spóźnione ujęcie może wymagać korekty deklaracji i ewidencji;
- karami pieniężnymi – w trybie offline24 możliwa kara do 100% VAT z faktury;
- problemami księgowymi – rozbieżne daty uniemożliwiają poprawne sporządzenie JPK_V7.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że daty systemowe KSeF są zawsze rozstrzygające. W 2026 r. nie wszystkie transakcje podlegają obowiązkowi KSeF, jednak dla objętych zakresem należy rygorystycznie stosować powyższe zasady.
