Jakie podmioty są całkowicie zwolnione z obowiązku stosowania KSeF? Przewodnik dla księgowych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r., ale niektóre podmioty i transakcje są z tego obowiązku trwale wyłączone.
Zwolnienia wynikają przede wszystkim z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740).
Wyłączenia mają charakter bezterminowy i pozwalają wystawiać faktury poza KSeF (w formie elektronicznej lub papierowej), o ile spełnione są warunki przepisów.
Podatnicy zagraniczni bez siedziby w Polsce
Do najważniejszych wyłączonych należą podatnicy niemający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności – zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.
Nie mogą oni korzystać z KSeF nawet dobrowolnie. Faktury dla polskich kontrahentów wystawiają poza systemem – jako zwykłe e-faktury lub faktury papierowe.
Przykład praktyczny: niemiecka spółka sprzedaje maszyny do Polski i nie posiada tu stałego miejsca prowadzenia działalności. Jej faktury dla polskiego nabywcy są wystawiane poza KSeF.
Podatnicy korzystający ze zwolnień podmiotowych z VAT i najmniejsi przedsiębiorcy
Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT rośnie do 240 000 zł. Dla najmniejszych podatników przewidziano odsunięte w czasie obowiązki raportowe – od 1 kwietnia 2026 r., a w pełnym zakresie od 1 stycznia 2027 r.
Jeżeli podatnik zwolniony z VAT nie wystawia faktur (np. brak żądania od klientów), KSeF go praktycznie nie dotyczy. W takiej sytuacji nie ma obowiązku przechodzenia na faktury ustrukturyzowane.
Wyłączenia dla konkretnych branż i transakcji (na podstawie rozporządzenia)
Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1740), wydane na podstawie art. 106s ustawy o VAT, precyzuje przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Poniżej najważniejsze kategorie:
- Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT – świadczenia zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT (m.in. kredyty, depozyty, ubezpieczenia, reasekuracja, przelewy, lokaty);
- Samofakturowanie przez nabywcę zagranicznego – dokumenty wystawiane przez nabywcę bez polskiego NIP w procedurze samofakturowania funkcjonują poza KSeF;
- Przejazdy autostradą płatną – faktury i paragony z NIP uznane za fakturę mogą być poza KSeF; od 1 lutego 2026 r. odliczenie VAT z takich paragonów nie wymaga KSeF;
- Przewóz osób dokumentowany biletami – bilety uznane za faktury (np. kolejowe, autobusowe) nie podlegają KSeF;
- Kontrola i nadzór ruchu lotniczego – opłaty trasowe dokumentowane przez właściwe podmioty (np. Centralne Biuro Opłat Trasowych) wystawiane poza KSeF.
Wyłączenia uwzględniają specyfikę branż, w których tradycyjna dokumentacja jest wystarczająca i zapewnia rozliczalność.
Różnica między wyłączeniami a okresami przejściowymi
Wyłączenia są bezterminowe i dotyczą ściśle określonych podmiotów lub transakcji. Z kolei okresy przejściowe to czasowe odroczenia obowiązku KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – start obowiązku dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.);
- 1 kwietnia 2026 r. – wdrożenie dla pozostałych, w tym podatników zwolnionych z VAT;
- 1 stycznia 2027 r. – objęcie obowiązkiem najmniejszych podmiotów określanych jako „wykluczeni cyfrowo”.
Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., nawet dla podmiotów zwolnionych z wystawiania.
Praktyczne wskazówki dla księgowych
Aby bezpiecznie wdrożyć procesy, zwróć uwagę na poniższe działania i terminy:
- sprawdź status kontrahenta – przy transakcjach z podmiotami zwolnionymi (np. zagranicznymi) uzgodnij formę faktury poza KSeF do 1 lutego 2026 r. (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT);
- dokumentacja – gromadź dowody spełnienia warunków zwolnienia (np. brak siedziby/stałego miejsca w Polsce);
- zmiany w 2026 r. – na fakturach uproszczonych w KSeF podawaj NIP wystawcy od 1 lutego 2026 r.;
- paragony poza KSeF – brak obowiązku NIP nabywcy na dokumentach uproszczonych dla konsumentów pozostaje bez zmian.
Zestawienie najważniejszych wyłączeń i podstaw prawnych
Poniższa tabela zbiera kluczowe przypadki, w których nie występuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF:
| Podmiot/transakcja | Podstawa prawna | Charakter zwolnienia |
|---|---|---|
| Podatnicy zagraniczni bez siedziby i stałego miejsca w Polsce | art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT | bezterminowe |
| Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT | art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT; rozporządzenie Dz.U. poz. 1740 | bezterminowe |
| Samofakturowanie przez nabywcę zagranicznego bez polskiego NIP | § 2 ust. 1 rozporządzenia MF (Dz.U. poz. 1740) | bezterminowe |
| Przejazdy autostradą płatną (w tym paragony z NIP uznane za fakturę) | § 2 ust. 1 rozporządzenia MF (Dz.U. poz. 1740) | bezterminowe |
| Przewóz osób dokumentowany biletami uznanymi za fakturę | § 2 ust. 1 rozporządzenia MF (Dz.U. poz. 1740) | bezterminowe |
| Kontrola i nadzór ruchu lotniczego (opłaty trasowe) | § 2 ust. 1 rozporządzenia MF (Dz.U. poz. 1740) | bezterminowe |
