Kary za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej poza systemem – pełne omówienie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system wystawiania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, który stopniowo obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Niewystawienie faktury w KSeF lub jej wystawienie poza systemem (np. jako PDF czy papierową) grozi wysokimi karami pieniężnymi sięgającymi nawet 100% kwoty VAT z faktury lub 18,7% kwoty należności brutto, jeśli VAT nie jest wykazany.
Sankcje administracyjne wejdą w życie od 1 stycznia 2027 r., natomiast w 2026 r. – pierwszym roku pełnego obowiązku – kary będą zawieszone, co daje firmom czas na dostosowanie.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku podstawy prawne, wysokość i terminy wprowadzenia kar oraz dodatkowe konsekwencje. Odwołujemy się do przepisów Ustawy o VAT i Kodeksu karnego skarbowego (KKS), aby księgowi i przedsiębiorcy mogli szybko zrozumieć ryzyka i przygotować się do zmian.
Obowiązek KSeF – od kiedy i dla kogo?
KSeF wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w systemie Ministerstwa Finansów. Faktura wystawiona poza KSeF (np. w programie bez integracji) jest traktowana jako niewystawiona, co blokuje jej użycie do rozliczeń VAT.
Pełny obowiązek obejmie podatników VAT etapami w 2026 r., natomiast kary pieniężne zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. W 2026 r. brak sankcji obejmuje także błędy i opóźnienia – to okres przejściowy na wdrożenie.
Podstawę prawną stanowią zmiany w Ustawie o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106ni, który definiuje kary za brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Główne przypadki naruszeń i kary pieniężne
Naczelnik urzędu skarbowego nakłada kary w drodze decyzji administracyjnej. Kara musi być zapłacona w 14 dni od doręczenia decyzji na rachunek urzędu.
1. Brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF
Jeśli przedsiębiorca ma obowiązek, ale wystawia fakturę poza systemem (np. PDF, e-mail, papier), grozi kara do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Gdy VAT nie jest wykazany – do 18,7% kwoty należności brutto (np. przy fakturach zwolnionych lub marżowych).
Przykład: faktura na 10 000 zł brutto z VAT 2 300 zł – kara do 2 300 zł (100% VAT).
Podstawa prawna: art. 106ni ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
2. Nieterminowe przesłanie faktury do KSeF
Jeśli faktura została wystawiona w systemie firmy, ale nie została przesłana do KSeF w terminie (np. po awarii), obowiązują te same stawki: 100% VAT lub 18,7% kwoty brutto.
Przykład: awaria KSeF, faktura wystawiona offline, lecz nie wczytana do systemu w 5 dni – grozi kara jak wyżej.
3. Nieprzestrzeganie wzoru faktury podczas awarii systemu
W trybie awaryjnym faktura musi spełniać ściśle określony wzór. Brak zgodności skutkuje karą jak za niewystawienie faktury w KSeF.
Tabela porównawcza kar pieniężnych (nakładanych przez US)
Poniżej zestawiamy najczęstsze naruszenia i maksymalne kary, wraz z podstawą prawną:
| Rodzaj naruszenia | Kara przy fakturze z VAT | Kara bez VAT (np. zwolnienie) | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Brak wystawienia w KSeF | do 100% kwoty VAT | do 18,7% kwoty brutto | art. 106ni Ustawy o VAT |
| Nieterminowe przesłanie do KSeF | do 100% kwoty VAT | do 18,7% kwoty brutto | art. 106ni Ustawy o VAT |
| Nieprawidłowy wzór w trybie awaryjnym | do 100% kwoty VAT | do 18,7% kwoty brutto | art. 106ni Ustawy o VAT |
Kary z Kodeksu karnego skarbowego (KKS) – grzywny i więzienie
Oprócz kar administracyjnych z Ustawy o VAT, za niewystawienie lub wadliwe wystawienie faktury grożą sankcje karne z Kodeksu karnego skarbowego, nakładane przez sąd. Dotyczą przede wszystkim umyślnych naruszeń. Najważniejsze sankcje KKS:
- niewystawienie faktury lub wystawienie wadliwe – grzywna do 180 stawek dziennych (art. 62 § 1 KKS);
- wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się taką – grzywna do 720 stawek dziennych, pozbawienie wolności (min. rok) lub obie kary łącznie (art. 62 § 2 i § 2a KKS);
- stawka dzienna – od 1/30 minimalnego wynagrodzenia do 400-krotności (w 2026 r. min. ok. 134 zł/dzień).
Przykład: nierzetelna faktura w KSeF z zaniżonym VAT – grzywna do 720 × 134 zł = ponad 96 000 zł lub kara więzienia.
Kary z KKS stosuje się niezależnie od KSeF, ale w kontekście systemu znacząco zaostrzają ryzyka.
Dodatkowe konsekwencje braku zgodności z KSeF
Kary pieniężne to nie wszystko. Inne ryzyka to:
- brak prawa do odliczenia VAT – faktury wystawione poza KSeF mogą być zakwestionowane, co skutkuje korektami i odsetkami;
- problemy z JPK_V7 – brak e-faktury utrudnia lub uniemożliwia prawidłową wysyłkę plików do urzędu skarbowego;
- kary za brak integracji oprogramowania – dokumenty z niesynchronizowanych systemów są traktowane jak poza KSeF;
- wyższe ryzyko kontroli – urząd może uznać transakcję za nierzetelną i domagać się podatku wraz z odsetkami.
Jak uniknąć kar – praktyczne wskazówki dla księgowych
Oto praktyczne kroki, które warto wdrożyć przed wejściem sankcji:
- Zintegruj system fakturujący z KSeF – zrób to przed 2026 r. i przetestuj API w warunkach produkcyjnych;
- Przygotuj plan awaryjny – trzymaj wzory offline, określ odpowiedzialności i terminy wczytania (np. do 5 dni);
- Przeszkol zespół – w 2026 r. wykorzystaj okres bez sankcji na eliminację błędów strukturalnych;
- Monitoruj komunikaty MF – śledź aktualizacje, bo terminy i wymogi mogą ulec zmianie;
- Zweryfikuj status firmy – mniejsze podmioty (obrót poniżej 200 tys. zł) mogą wchodzić później, sprawdź harmonogram.
W 2026 r. wykorzystaj rok bez sankcji na pełne wdrożenie – tańsza jest integracja dziś niż zapłata 100% VAT w 2027 r.
Przestrzeganie KSeF to nie tylko unikanie kar, ale też gwarancja płynnych i przewidywalnych rozliczeń. Śledź aktualizacje Ministerstwa Finansów i konsultuj rozwiązania z doradcą podatkowym – przepisy mogą ewoluować.
