Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga precyzyjnego zarządzania uprawnieniami dostępu. Prawidłowe przypisanie ról decyduje o bezpieczeństwie, zgodności z przepisami i sprawnym obiegu e-faktur w firmie.
Te uprawnienia nie przysługują wyłącznie samemu podatnikowi – mogą być przydzielane osobom fizycznym wskazanym przez podatnika, takim jak pracownicy czy osoby z biur rachunkowych.
Trzy główne rodzaje uprawnień w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur możliwe są trzy podstawowe rodzaje uprawnień:
- Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień – uprawnienia administracyjne do KSeF;
- Wystawianie lub dostęp do faktur – obsługa i przegląd faktur ustrukturyzowanych;
- Samofakturowanie – wystawianie faktur przez nabywcę w uzgodnionym trybie.
Modele uprawnień w KSeF
Przepisy wyróżniają trzy modele uprawnień. Poniżej ich szybkie porównanie:
| Model | Dla kogo | Co obejmuje |
|---|---|---|
| Standardowy | podatnicy prowadzący działalność gospodarczą | codzienną obsługę KSeF: administrację dostępami, wystawianie i odbiór faktur |
| Samofakturowanie | nabywcy uprawnieni do wystawiania faktur | wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy na podstawie porozumienia |
| JST/GRV | jednostki samorządu terytorialnego (JST) i grupy VAT (GRV) | zarządzanie uprawnieniami w strukturze jednostek podrzędnych |
Niniejszy materiał skupia się na modelu standardowym, który jest najczęściej stosowany w praktyce.
Uprawnienia bezpośrednie i pośrednie
Uprawnienia bezpośrednie
Uprawnienia bezpośrednie przydzielane są konkretnej osobie – pracownikowi podatnika. Pracownik uwierzytelnia się w systemie i działa w ramach nadanych mu ról.
Uprawnienia pośrednie
Uprawnienia pośrednie przydzielane są innym podmiotom, np. biurom rachunkowym. System rozróżnia dwa warianty: selektywne – przypisane do wskazanego kontekstu (NIP), oraz generalne – działające we wszystkich kontekstach, do których biuro zostało uprawnione.
Zakres uprawnień – od wąskiego do szerokiego
Jedna osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień, ale równie dobrze można je rozdzielić między kilka osób zgodnie z zakresem obowiązków.
Zakres uprawnień może być wąski – ograniczony do wybranych funkcji, lub szeroki – obejmujący większość ról dostępnych w KSeF.
W praktyce oznacza to, że:
- Dostęp do faktur – wyłącznie przeglądanie/odbieranie dokumentów;
- Wystawianie faktur – możliwość dodatkowo wystawiać dokumenty;
- Zarządzanie uprawnieniami – nadawanie, zmiana i odbieranie ról w KSeF.
Kto może nadawać uprawnienia?
Uprawnienia w KSeF mogą nadawać następujące podmioty:
- Podatnik, komornik sądowy lub organ egzekucyjny – pełne nadawanie uprawnień zgodnie z przepisami;
- Osoba fizyczna lub podmiot uprawniony przez podatnika – wyłącznie w zakresie posiadanych uprawnień;
- Osoba fizyczna uprawniona przez JST lub GRV – do nadawania uprawnień w jednostkach podrzędnych.
Dane wymagane przy nadawaniu uprawnień
Aby przydzielić uprawnienia, należy podać dane identyfikujące osobę fizyczną, w tym numer i serię dokumentu tożsamości wraz z krajem jego wydania – gdy brak jest numeru NIP i PESEL.
W przypadku podpisywania uprawnień kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdy podpis nie zawiera numeru NIP ani PESEL, podaje się dane unikalne identyfikujące ten podpis.
Sposoby nadawania uprawnień
W formie elektronicznej – bezpośrednio w systemie KSeF po uwierzytelnieniu.
Poprzez formularz ZAW-FA – „Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur”.
Dla osób fizycznych uprawnienia nadaje się po uwierzytelnieniu (kwalifikowany podpis, Profil Zaufany). Dla spółek i organizacji wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym, a następnie dalsze nadawanie uprawnień elektronicznie w systemie.
Specjalne uprawnienia dla komorników sądowych i organów egzekucyjnych
Komornik sądowy posiada w KSeF uprawnienia do:
- nadawania uprawnień,
- wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
- dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Osoba fizyczna wyznaczona przez organ egzekucyjny może posiadać analogiczne uprawnienia.
