Krajowy System e‑Faktur (KSeF) dla podatników zwolnionych z VAT będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. – wynika to z nowelizacji ustawy o VAT (Dz.U. 2024 poz. 852). Już od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe będzie odbieranie faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.
Co to jest KSeF i dlaczego dotyczy też nievatowców?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania i obiegu e‑faktur ustrukturyzowanych (XML). Zamiast papieru czy PDF, faktury trafiają bezpośrednio do rejestru KSeF i są tam dostępne dla sprzedawcy oraz nabywcy.
Nievatowcy (przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo z VAT), jeśli wystawiają faktury, zostali objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury – niezależnie od statusu VAT.
Harmonogram wdrażania potwierdza również oficjalna strona KSeF – etap „pozostali przedsiębiorcy”, w tym nievatowcy, startuje 1 kwietnia 2026 r.
Harmonogram wdrożenia KSeF – krok po kroku
Wdrożenie jest etapowe, aby dać firmom czas na przygotowanie. Poniżej zestawienie kluczowych terminów:
| Data | Kogo dotyczy | Zakres obowiązku |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | najwięksi przedsiębiorcy ze sprzedażą (brutto) > 200 mln zł w 2024 r. (także nievatowcy z takim obrotem) | wystawianie i odbieranie e‑faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym nievatowcy i małe firmy VAT | wystawianie i odbieranie e‑faktur w KSeF |
Uwaga: odbieranie faktur z KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich, nawet jeśli sam obowiązek wystawiania obejmie daną firmę dopiero w kwietniu. Do końca 2026 r. w przewidzianych przypadkach dopuszczono też faktury poza KSeF (np. z kas fiskalnych).
Ministerstwo Finansów prowadzi etapowe prace legislacyjne i konsultacje – m.in. 18 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie konsultacyjne; projekt drugiego rozporządzenia obejmuje uproszczenia.
Szczegóły dla nievatowców – co zmienia się od 1 kwietnia 2026 r.?
Obowiązek dotyczy także firm zwolnionych z VAT. Jeżeli wystawiasz faktury (np. za usługi lub sprzedaż towarów), od 1 kwietnia 2026 r. zrobisz to w KSeF. Kluczowe zasady są następujące:
- Wystawianie faktur – odbywa się wyłącznie przez interfejs KSeF (aplikacja webowa, API lub zintegrowane oprogramowanie), a dokument bez numeru KSeF nie będzie uznawany za e‑fakturę w obrocie objętym systemem;
- Odbieranie faktur – po wystawieniu przez kontrahenta dokument jest dostępny w KSeF automatycznie, bez e‑maili czy wydruków;
- Wyjątki – wyłączone są m.in. niektóre dokumenty (np. faktury VAT RR – opcjonalnie od 1 kwietnia 2026 r.) oraz faktury z kas fiskalnych do końca 2026 r.; zakres wyjątków definiują przepisy wykonawcze;
- Podmioty zagraniczne – zarejestrowane dla VAT w Polsce również stosują KSeF.
Ułatwienia i okres przejściowy – mniej kar i więcej czasu
Aby złagodzić start systemu, przewidziano ułatwienia do końca 2026 r.:
- Brak kar za błędy – do końca 2026 r. nie będą nakładane sankcje administracyjne za błędy w obsłudze KSeF;
- Faktury z kas – możliwość wystawiania poza KSeF utrzymana do końca 2026 r.;
- Numer KSeF w przelewach – obowiązek podawania numeru w tytule przelewu odroczony do końca 2026 r.;
- Skrócenie zwrotu VAT – dla podatników VAT termin skrócono z 60 do 40 dni.
Ułatwienia wynikają z projektu przepisów o KSeF (m.in. art. 145n i nast.) oraz nowelizacji ustawy o VAT.
Jak przygotować się do KSeF jako nievatowiec?
Najlepiej zacząć działania już teraz. Oto praktyczna lista kroków wdrożeniowych:
- Sprawdź oprogramowanie księgowe – upewnij się, że spełnia wymagania specyfikacji API KSeF i ma aktualne integracje;
- Zarejestruj się w KSeF – przez e‑Urząd Skarbowy, używając Profilu Zaufanego lub e‑dowodu;
- Przetestuj proces – skorzystaj ze środowiska testowego KSeF (dostępnego publicznie) i przećwicz scenariusze;
- Zapewnij szkolenia – wykorzystaj webinary i materiały MF oraz dostawców oprogramowania;
- Ustal procesy – dostosuj obieg dokumentów, uprawnienia i archiwizację (w KSeF faktury są przechowywane).
Konsultacje społeczne trwają; projekt ustawy i rozporządzeń jest procedowany, warto śledzić komunikaty MF.
Potencjalne kary po okresie przejściowym
Od 2027 r. za naruszenia (np. wystawianie faktur poza KSeF bez podstawy) grożą sankcje z ustawy o VAT, w tym kary pieniężne, a w skrajnych przypadkach do 100% podatku wykazanego na fakturze.
Podstawa prawna i źródła
Harmonogram opiera się na nowelizacji ustawy o VAT (Dz.U. 2024 poz. 852). Aktualne informacje i wyłączenia publikuje strona ksef.podatki.gov.pl – warto monitorować komunikaty w toku wdrożenia.
Dla biur rachunkowych: od 1 kwietnia 2026 r. integracja KSeF u nievatowców wystawiających faktury stanie się standardem – to szansa na automatyzację procesów i szybsze rozliczenia.
