KSeF a procedura VAT marża – jak to rozliczać?
Procedura VAT marża pozwala opodatkować VAT wyłącznie od różnicy między ceną sprzedaży a ceną nabycia, a w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wystawiasz taką fakturę w strukturze FA(3) z właściwą adnotacją.
Dzięki temu faktura nie pokazuje osobnej kwoty VAT, a nabywca widzi cenę brutto równą netto, co upraszcza dokumentację, ale wymaga rzetelnej ewidencji kosztów zakupu na wypadek kontroli skarbowej. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak wystawiać, rozliczać i ewidencjonować takie faktury w KSeF, odwołując się do kluczowych przepisów ustawy o VAT.
Kiedy stosujesz procedurę VAT marża?
Procedura marży dotyczy specyficznych transakcji, gdzie podatek VAT naliczany jest wyłącznie od marży, czyli różnicy między ceną sprzedaży a ceną nabycia towaru lub usługi. Podstawą prawną jest art. 120 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który wskazuje przypadki stosowania tej metody.
Poniżej znajdziesz główne obszary, w których wykorzystasz tę procedurę:
- Towary używane – np. samochody z drugiej ręki, maszyny, nabyte od osób niebędących podatnikami VAT lub w sposób uniemożliwiający odliczenie VAT;
- Przedmioty kolekcjonerskie lub antyki – np. meble, obrazy starsze niż 100 lat lub uznane za antyki;
- Dzieła sztuki – w tym rękodzieło artystyczne;
- Usługi turystyki – np. sprzedaż pakietów turystycznych z noclegami i wyżywieniem.
Warunki konieczne (zgodnie z art. 120 ust. 4 ustawy o VAT) są następujące: towar musi być nabyty w sposób uniemożliwiający odliczenie VAT naliczanego, a sprzedaż odbywa się w ramach tej procedury. Nie możesz odliczyć VAT z faktur zakupu – marża powstaje po Twojej stronie.
Przykład – kupujesz używany samochód od osoby prywatnej za 25 000 zł brutto i sprzedajesz za 28 000 zł brutto. Marża brutto to 3 000 zł, od której liczysz VAT (przy stawce 23%: marża netto = 3 000 zł / 1,23 ≈ 2 439 zł; VAT = ok. 561 zł).
Jak obliczać marżę i podatek VAT?
Marża = cena sprzedaży − cena nabycia (obie kwoty brutto). Podatek VAT liczysz tylko od tej różnicy, traktując marżę brutto jako wartość zawierającą VAT.
W praktyce pomocne są następujące wzory (na przykładzie stawki VAT 23%):
- marża netto – marża brutto / (1 + stawka VAT/100), np. 15 000 zł / 1,23 ≈ 12 195 zł;
- VAT należny – marża brutto − marża netto, np. 15 000 zł − 12 195 zł = 2 805 zł;
- alternatywa – VAT = (marża brutto × stawka VAT) / (100 + stawka VAT).
Przykład zbiorczy – sprzedajesz towar za 45 000 zł brutto, a łączne ceny nabycia wyniosły 30 000 zł brutto. Marża brutto to 15 000 zł, marża netto ≈ 12 195 zł, a VAT należny ≈ 2 805 zł.
W rozliczeniu VAT wykazujesz kwoty właściwie w JPK_V7 oraz w ewidencjach: sprzedaży (marża brutto), nabycia (bez VAT naliczonego) i podatku należnego.
Faktura VAT marża – elementy obowiązkowe
Faktura musi zawierać standardowe dane (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT), jednak bez wykazania kwoty VAT i z netto = brutto. Kluczowa jest czytelna adnotacja o procedurze, np.: „Procedura marży – towary używane, art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT”.
Pamiętaj o poniższych elementach, aby faktura była kompletna i zgodna z przepisami:
- nazwa towaru/usługi i data dostawy/wykonania – np. data wydania towaru;
- cena jednostkowa i całkowita w brutto – netto = brutto;
- adnotacja o zwolnieniu z VAT (jeśli dotyczy) – np. „Sprzedawca zwolniony podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Nie wykazuj na fakturze ceny nabycia, marży ani osobnej stawki VAT – to dane tylko do Twojej wewnętrznej ewidencji.
Wystawianie faktury VAT marża w KSeF – krok po kroku
Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla transakcji B2B (w tym faktur w procedurze VAT marża). Używasz struktury FA(3), dedykowanej procedurom specjalnym takim jak marża.
Kroki w systemie KSeF
Postępuj zgodnie z poniższą sekwencją działań:
- Zaloguj się i wybierz typ faktury – wybierz fakturę podstawową (nie zaliczkową ani korygującą, chyba że faktycznie korygujesz wcześniejszy dokument).
- Etap 1: dane ogólne faktury – uzupełnij podstawowe pola zgodnie z poniższą listą:
- numer faktury (nadawany automatycznie w KSeF),
- data wystawienia oraz data sprzedaży/dostawy,
- wskazanie waluty transakcji; rozliczenie VAT następuje w PLN,
- oznaczenie opcji: procedura VAT marża – system odpowiednio ustawi wartości (netto = brutto).
- opis towaru/usługi (np. „Samochód używany XYZ”),
- kwoty pozycji: brutto = netto (np. 28 000 zł),
- adnotacja: „Procedura marży – towary używane / antyki / turystyka, art. 120 ustawy o VAT”,
- podgląd techniczny dokumentu i nadanie numeru KSeF.
Specjalne przypadki
W poniższych sytuacjach zwróć uwagę na poprawne wskazanie danych nabywcy i jednostki realizującej zakup:
| Przypadek | Dane nabywcy (etap 3) | Dodatkowe dane (etap 4) |
|---|---|---|
| JST (np. gmina) | NIP JST, dane gminy | Dane konkretnej jednostki (np. szkoła) |
| Grupa VAT | NIP grupy VAT | Dane członka grupy |
Po wystawieniu faktura otrzymuje numer KSeF i jest ujmowana w JPK_V7 zgodnie z zasadami ewidencji.
Korekty w KSeF – wystaw fakturę korygującą (typ „Korygująca”) z właściwą adnotacją o marży.
Ewidencja i rozliczenie w księgach
Twoja odpowiedzialność – dokumentuj ceny nabycia (faktury i dowody zakupu), ponieważ urząd może je weryfikować podczas kontroli. Marżę wykazuj w następujących ewidencjach:
- ewidencja sprzedaży (marża brutto),
- ewidencja marży dla celów VAT,
- podatek dochodowy: rozliczany od marży netto.
Waluta i przeliczenia – VAT rozliczasz w PLN według właściwego kursu z dnia powstania obowiązku podatkowego.
Uwagi praktyczne i ryzyka
Pamiętaj o poniższych zasadach i potencjalnych ryzykach:
- dobrowolność – procedura marży jest opcjonalna, ale po wyborze należy ją stosować konsekwentnie;
- transakcje zagraniczne – faktury VAT marża dla kontrahentów zagranicznych co do zasady poza KSeF (mail/papier);
- kontrole – brak wiarygodnych dowodów nabycia może skutkować sankcjami (np. naliczeniem VAT od pełnej kwoty sprzedaży);
- struktura FA(3) – zgodna z procedurą marży na podstawie art. 120 ustawy o VAT.
Stosując te zasady, ograniczasz ryzyko błędów i zapewniasz zgodność z prawem.
