Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system elektronicznego fakturowania, który będzie stopniowo wprowadzany dla polskich przedsiębiorców.
Choć nie wprowadzono specjalnej ulgi podatkowej na wdrożenie KSeF, przedsiębiorcy mogą potencjalnie skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej (B+R) w ramach integracji z systemem.
Harmonogram wdrażania KSeF w Polsce
Przed omówieniem ulg warto wiedzieć, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla poszczególnych grup podatników:
| Data | Zakres obowiązku |
|---|---|
| 1 lutego 2026 roku | duzi podatnicy, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł |
| 1 lutego 2026 roku | wszyscy podatnicy zobowiązani do odbioru faktur zakupowych z KSeF |
| 1 kwietnia 2026 roku | pozostali podatnicy VAT oraz podmioty zwolnione z VAT (z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców) |
| 1 stycznia 2027 roku | mikroprzedsiębiorcy, których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie |
To etapowe podejście ma na celu zmniejszenie obciążenia organizacyjnego dla najmniejszych firm.
Początkowe plany – ulga na wdrożenie KSeF, która nie doszła do skutku
W Sejmie rozważano rozwiązanie, by koszty wdrożenia KSeF zaliczać do wydatków na działalność badawczo-rozwojową. Taka poprawka mogłaby przynieść istotne oszczędności podatkowe.
Wstępnie zakładano, że do kosztów kwalifikowanych zaliczałyby się m.in. następujące pozycje:
- wydatki na zakup lub korzystanie ze sprzętu,
- inwestycje w nowe oprogramowanie,
- szkolenia pracowników.
Poziom odliczenia miał sięgać nawet 200% kosztów kwalifikowanych, co oznaczałoby realne zmniejszenie podstawy opodatkowania.
Finalnie poprawka została odrzucona – ustawodawca nie zrównał wdrożenia KSeF ze standardową aktywnością B+R, mimo że takie wdrożenie często wymaga ulepszania procesów biznesowych.
Alternatywa – ulga badawczo-rozwojowa (B+R) przy integracji z KSeF
Ulga badawczo-rozwojowa może mieć zastosowanie, jeśli prace wdrożeniowe mają charakter rozwojowy i są właściwie udokumentowane.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach potwierdza możliwość korzystania z ulgi B+R przy integracji z KSeF, gdy działania stanowią rozwój procesów i infrastruktury, a nie wyłącznie wdrożenie techniczne.
Warunki kwalifikacji prac do ulgi B+R
Aby skorzystać z ulgi przy implementacji KSeF, prace należy odnieść do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Kluczowe jest, aby:
- nowe procesy i zmiany organizacyjne były niepowtarzalne i charakterystyczne dla danej firmy,
- prace były zgodne ze specyfiką działalności i celami operacyjnymi,
- można było wykazać element innowacji oraz rozwoju procesów.
Samo techniczne uruchomienie systemu może nie wystarczyć – liczy się przeprojektowanie procesów, automatyzacja procedur oraz integracja z wewnętrznymi rozwiązaniami IT.
Jak wdrożyć ulgę B+R przy KSeF – praktyczne kroki
Jeśli chcesz rozważyć ulgę B+R, przeprowadź poniższe działania:
- zidentyfikuj prace o charakterze B+R realizowane podczas wdrożenia KSeF, z naciskiem na rozwój procesów i narzędzi;
- udokumentuj przebieg i rezultaty (cele, etapy, zasoby, rezultaty, wnioski), podkreślając unikalność działań dla firmy;
- przyporządkuj koszty do działań kwalifikowanych i przygotuj się na ich wykazanie w rozliczeniu podatkowym.
Rozmiar potencjalnych oszczędności
Ulga B+R pozwala odliczyć nawet 200% kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania. W praktyce może to wyraźnie obniżyć należny podatek, np. CIT, przy dobrze udokumentowanych pracach rozwojowych.
Inne koszty wdrożenia – jako koszty uzyskania przychodów
Nawet jeśli ulga B+R nie znajdzie zastosowania, wydatki na wdrożenie KSeF mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile spełniają ustawowe przesłanki.
Zgodnie z art. 15 ustawy o CIT, wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła można rozliczyć jako koszty uzyskania przychodów.
Zalecenia dla przedsiębiorców
Mając na uwadze brak dedykowanej ulgi na wdrożenie KSeF, warto podejść do tematu planowo i pragmatycznie:
- Podejście strategiczne – potraktuj wdrożenie nie tylko jako obowiązek, ale szansę na optymalizację procesów i automatyzację;
- Ulga B+R – rozważ ją, jeśli zakres prac obejmuje rozwój procesów, stworzenie nowych rozwiązań lub integracji o charakterze innowacyjnym;
- Dokumentacja – skrupulatnie dokumentuj prace rozwojowe, ich cele, przebieg i rezultaty, wraz z przypisaniem kosztów;
- Konsultacje – skonsultuj z doradcą podatkowym kwalifikację działań i kosztów do ulgi B+R w realiach Twojej firmy.
