Systemy e-fakturowania w Europie: odpowiedniki polskiego KSeF w innych krajach
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralnie zarządzana platforma rządowa, przez którą przechodzą wszystkie ustrukturyzowane faktury B2B w celu walidacji i przekazania danych do organów podatkowych w czasie rzeczywistym.
To rozwiązanie zapewnia administracji skarbowej natychmiastowy dostęp do danych VAT oraz jednolity standard wymiany faktur.
W artykule przyjrzymy się kluczowym przykładom z Włoch, Rumunii, Francji, Hiszpanii, Belgii, Holandii, Czech i Austrii. Omówimy modele działania, konkretne przepisy oraz różnice w porównaniu do KSeF, aby ułatwić przedsiębiorcom i księgowym zrozumienie europejskiego kontekstu cyfryzacji fakturowania.
Modele systemów e-fakturowania w Europie
W praktyce wyróżnia się trzy podejścia stosowane w UE:
- model clearance – faktury przechodzą przez rządową platformę do walidacji przed dostarczeniem do odbiorcy; przykłady: Włochy (SdI), Rumunia (RO e-Factura), Polska (KSeF);
- model hybrydowy – istnieje centralny nadzór państwa, ale dopuszczone są certyfikowane prywatne platformy pośredniczące; przykład: Francja (Chorus Pro i PDP);
- model rozproszony – państwo definiuje standardy techniczne, a wymiana odbywa się bez pełnej, scentralizowanej walidacji; przykłady: Holandia, Belgia (do 2026), Czechy, Austria.
Te modele wspierają dyrektywę UE ViDA (VAT w erze cyfrowej), która od 2028 r. wprowadzi obowiązkowe e-fakturowanie transgraniczne w standardzie PEPPOL.
Włochy – SdI – pionier pełnej centralizacji
Włochy wdrożyły Sistema di Interscambio (SdI) 1 stycznia 2019 r. jako pierwszy kraj UE z pełnym modelem clearance dla transakcji B2B. System jest obowiązkowy dla wszystkich faktur krajowych i B2G, z walidacją plików XML przed akceptacją.
Najważniejsze informacje o SdI:
- kluczowe cechy – jedno źródło prawdy o fakturach, dostęp administracji w czasie rzeczywistym, stopniowe rozszerzanie zakresu od największych podmiotów;
- podobieństwa do KSeF – centralna walidacja, wysoki poziom kontroli państwa, standard XML;
- różnice – pełen mandat B2B już obowiązuje we Włoszech, podczas gdy KSeF zakłada stopniowe rozszerzanie zakresu (najpierw faktury krajowe, następnie transakcje z zagranicą);
- podstawa prawna – dekret z 2017 r. (obowiązek od 2019 r.), zgodność z dyrektywą 2014/55/UE o e-fakturowaniu w sektorze publicznym.
Polscy przedsiębiorcy wystawiający faktury do włoskich kontrahentów muszą respektować procesy SdI, zwłaszcza przy eksporcie usług.
Rumunia – RO e-Factura – bliźniak KSeF
Rumunia uruchomiła RO e-Factura w modelu clearance: centralna platforma waliduje faktury i przekazuje administracji dane VAT niemal w czasie rzeczywistym. System działa od 2022 r. i jest sukcesywnie rozszerzany na kolejne segmenty B2B.
Co łączy i różni RO e-Factura oraz KSeF:
- podobieństwa – centralny punkt walidacji, jeden standard XML, dążenie do pełnego pokrycia B2B;
- różnice – inny harmonogram wdrożenia i tempo obejmowania kolejnych grup podatników;
- podstawa prawna – rozporządzenie nr 2078/2021, integracja z systemem e-Factura ANAF (Agencja Narodowa Administracji Podatkowej).
Oba systemy kładą silny nacisk na kontrolę luki VAT poprzez standaryzację i centralną walidację danych.
Francja – Chorus Pro i PDP – elastyczny model hybrydowy
Francja stosuje model hybrydowy z centralną platformą Chorus Pro (od 2014 r. dla B2G) oraz siecią certyfikowanych pośredników PDP (Portail Public de Facturation) dla B2B. Obowiązek B2B wejdzie etapami: od września 2026 r. dla dużych firm i od 2027 r. dla mniejszych.
Najważniejsze elementy francuskiego podejścia:
- kluczowe cechy – przedsiębiorcy mogą korzystać z certyfikowanych platform PDP komunikujących się z Chorus Pro; większa elastyczność niż w KSeF;
- podobieństwa do KSeF – państwo kontroluje przepływ danych i standardy (XML);
- różnice – brak jednego obowiązkowego kanału rządowego; podatnik wybiera pośrednika;
- podstawa prawna – ustawa PACTE (2019), rozporządzenie z 2020 r. o PDP; planowane dalsze zbliżanie do modelu clearance.
Polska planuje zintegrować swoją PEF (Platformę Elektronicznego Fakturowania) z KSeF w sposób zbliżony do rozwiązań francuskich.
Hiszpania – Verifactu – nadchodzący system clearance
Hiszpania przygotowuje Verifactu, scentralizowany system z raportowaniem VAT w czasie rzeczywistym i integracją z SII (natychmiastowe przekazywanie informacji). Obowiązek B2B jest planowany, a królewski dekret oczekuje na akceptację Komisji Europejskiej, z założeniami spójnymi z ViDA.
Kraje rozproszone – Belgia, Holandia, Czechy i Austria
Poniżej zestawienie państw, które stosują model rozproszony – bez centralnej platformy, z wymianą przez PEPPOL lub zgodnie z EN 16931 i z dostępem państwa jedynie do niezbędnych danych:
| Kraj | Status i cechy kluczowe | Przepisy i plany |
|---|---|---|
| Belgia | Obowiązek B2B od 2026 r., wdrażany stopniowo (duże, średnie, małe firmy); otwarta sieć | Reforma VAT 2023, integracja z PEPPOL |
| Holandia | Wymiana bezpośrednia lub przez dostawców; brak ingerencji państwa w każdą fakturę | Standardy EN 16931 |
| Czechy | Minimalne wymagania, w praktyce głównie dla B2G | Dyrektywa 2014/55/UE |
| Austria | Standardy techniczne bez centralizacji, podobnie jak w Czechach | Reformy CEE 2024 |
Te systemy zapewniają większą swobodę wyboru dostawcy niż scentralizowany KSeF.
Inne kraje i trendy unijne
Warto odnotować również kilka trendów i planów wdrożeniowych w regionie:
- Niemcy – rozważają wdrożenie e-faktur w modelu hybrydowym, bez ostatecznej decyzji o kształcie mandatu;
- Grecja i Turcja – kierunek zbliżony do Włoch, z mocnym akcentem na centralną kontrolę danych VAT;
- ViDA – pakiet UE zakłada obowiązkowe e-fakturowanie transgraniczne od 2028 r. z wykorzystaniem standardu PEPPOL;
- Słowacja i Serbia – etapowe wdrożenie: najpierw firmy krajowe, w dalszej kolejności podmioty zagraniczne.
Wyróżniki KSeF na tle Europy
KSeF charakteryzuje się wysoką spójnością i skalą centralizacji – pełna walidacja XML, jeden kanał komunikacji i brak prywatnych pośredników.
Najważniejsze konsekwencje dla firm i księgowych:
- jednolite źródło danych VAT – prostsza analityka i raportowanie po stronie administracji oraz większa przewidywalność po stronie podatników;
- ambitny harmonogram wdrożenia – szybka adaptacja procesów i systemów po stronie biznesu, w porównaniu z bardziej elastycznymi modelami;
- mniejsza elastyczność niż we Francji – brak certyfikowanych pośredników (PDP) ogranicza wybór kanałów, ale ułatwia standardyzację;
- wyzwania integracyjne – konieczność dostosowania ERP, obiegu dokumentów i procedur kontroli jakości danych.
